1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

DHVD GmbH

Im Mediapark 5

50670 Köln

E-Mail: datenschutz@dh.koeln

HRB125377

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte auf.

3. Hosting und technische Infrastruktur

3.1 Hetzner Online GmbH

Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH gehostet. Der Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Art der verarbeiteten Daten:

• IP-Adressen
• Zugriffszeiten und -daten
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer URL

Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung unserer Website, Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Website).

Speicherdauer: Server-Logfiles werden für maximal 30 Tage gespeichert.

Auftragsverarbeitung: Mit Hetzner Online GmbH wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Deutschland).

Weitere Informationen: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy

4. Webanalyse

4.1 Matomo (ehemals Piwik)

Wir nutzen auf unserer Website die Open-Source-Software Matomo zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe.

Anbieter: Matomo wird auf unserem eigenen Server betrieben. Es erfolgt keine Weitergabe von Daten an Dritte.

Art der verarbeiteten Daten:

• IP-Adressen (anonymisiert)
• Browserinformationen
• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Herkunftsland
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Zweck der Verarbeitung: Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung unserer Website.

IP-Anonymisierung: Wir verwenden Matomo mit aktivierter IP-Anonymisierung. Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt, sodass keine Zuordnung zu Ihrer Person möglich ist.

Cookies: Matomo verwendet Cookies zur Wiedererkennung von Website-Besuchern. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Optimierung unserer Website).

Widerspruchsmöglichkeit: Sie können die Speicherung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern oder der Datenerfassung durch Matomo hier widersprechen: [Opt-Out-Link einfügen]

5. Eigentümer- und Mieterkommunikation

5.1 Casavi GmbH

Wir nutzen die Plattform Casavi zur digitalen Kommunikation mit Eigentümern und Mietern sowie als Ticketsystem für Anfragen und Schadensmeldungen.

Anbieter: casavi GmbH, Sandstraße 33, 80335 München, Deutschland

Telefon: +49 (0)89 2154 5359 – 0

E-Mail: hello@casavi.de

Art der verarbeiteten Daten:

• Name, Vorname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Wohneinheits- und Objektdaten
• Vertrags- und Abrechnungsinformationen
• Schadens- und Anfragemeldungen
• Dokumente (Protokolle, Hausordnungen, Teilungserklärungen etc.)
• Profilbild (optional)

Zweck der Verarbeitung:

• Durchführung der Hausverwaltung
• Kommunikation zwischen Verwalter und Eigentümern/Mietern
• Dokumentenverwaltung und -bereitstellung
• Bearbeitung von Anfragen und Schadensmeldungen
• Terminverwaltung für Eigentümerversammlungen

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an effizienter Verwaltung)

Auftragsverarbeitung: Mit Casavi wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Server von Casavi befinden sich in Deutschland. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.

Subunternehmer von Casavi:

• Mailgun (Mailjet) für E-Mail-Versand
• Binect GmbH für postalische Benachrichtigungen
• Weitere Subunternehmer: siehe https://static.mycasavi.com/pages/de/latest/privacy-statement/end-customers.html

Speicherdauer: Die Daten werden solange gespeichert, wie das Vertrags- oder Mietverhältnis besteht, zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Weitere Informationen: https://casavi.com/de/datenschutz/

6. Abrechnungssystem

6.1 Impower GmbH

Für die Buchhaltung und Abrechnungen nutzen wir die cloudbasierte ERP-Software Impower.

Anbieter: Impower GmbH, Thomas-Wimmer-Ring 14, 80538 München, Deutschland

Telefon: +49 89 262081030

E-Mail: info@impower.de

Art der verarbeiteten Daten:

• Name, Anschrift der Eigentümer/Mieter
• Bankverbindungen
• Vertragsdaten
• Rechnungen und Zahlungsdaten
• Betriebskostenabrechnungen
• Objektdaten und Wirtschaftspläne
• Hausgeldabrechnungen

Zweck der Verarbeitung:

• Durchführung der Buchhaltung
• Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
• Zahlungsabwicklung
• Finanzverwaltung
• Wirtschaftsplanung

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)

Auftragsverarbeitung: Mit Impower wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU. Alle Daten werden DSGVO-konform und verschlüsselt verarbeitet.

Speicherdauer: Die Daten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (in der Regel 10 Jahre für steuerrelevante Dokumente).

Weitere Informationen: https://www.impower.de/datenschutzerklaerung

7. Technischer Support und IT-Dienstleistungen

7.1 TRIT-Solutions

Für technischen Support und IT-Dienstleistungen arbeiten wir mit TRIT-Solutions zusammen.

Anbieter: TRIT-Solutions, Inhaber: Tobias Reim, Stuttgarter Str. 79, 50739 Köln, Deutschland

E-Mail: t.reim@trit-solutions.com

Art der verarbeiteten Daten:

• Technische Zugangsdaten zu Systemen
• Fehlermeldungen und Support-Anfragen
• IP-Adressen und Systemprotokolle bei Wartungsarbeiten

Zweck der Verarbeitung:

• Technischer Support und Fehlerbehebung
• Wartung und Pflege der IT-Infrastruktur
• Systemoptimierung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung der IT-Infrastruktur)

Auftragsverarbeitung: Mit TRIT-Solutions wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Speicherdauer: Daten werden nur für die Dauer der Bearbeitung von Support-Anfragen gespeichert.

8. KI-gestützte Telefonassistenz

8.1 Fonio.ai

Wir setzen einen KI-gestützten Telefonassistenten von Fonio.ai ein, um Anrufe entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Anbieter: fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich

Geschäftsführer: Daniel Keinrath, Matthias Gruber

E-Mail: info@fonio.ai

Telefon: +43 6645226102

Art der verarbeiteten Daten:

• Telefonnummern
• Gesprächsinhalte und -aufzeichnungen
• Transkriptionen der Telefonate
• Name und Kontaktdaten (falls angegeben)
• Anliegen und Anfragen

Zweck der Verarbeitung:

• Entgegennahme und Bearbeitung von telefonischen Anfragen
• Terminvereinbarungen
• Weiterleitung von Anfragen an zuständige Mitarbeiter
• Verbesserung der Erreichbarkeit (24/7)

Technische Infrastruktur: Die gesamte Infrastruktur von Fonio.ai wird bei Hetzner in Nürnberg (Deutschland) gehostet. Alle Anrufe werden über Server in Deutschland abgewickelt. Die Verarbeitung ist vollständig DSGVO-konform.

KI-Modelle: Fonio.ai nutzt Large Language Models (LLMs) von Drittanbietern wie OpenAI (über Microsoft Azure-Server in Europa), um DSGVO- und EU AI Act-Konformität sicherzustellen.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation)

Auftragsverarbeitung: Mit Fonio.ai wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Datenlöschung: Gesprächsdaten können auf Wunsch in Echtzeit gelöscht werden. Standardmäßig werden Transkriptionen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Weitere Informationen: https://www.fonio.ai/datenschutzerklarung

9. WhatsApp Business und Website-Chat

9.1 3CX

Für die WhatsApp Business Platform-Integration und den Website-Chat nutzen wir die Software 3CX.

Anbieter: 3CX GmbH, Walter-Gieseking-Str. 22, 30159 Hannover, Deutschland

Telefon: +49 (0) 511 / 656 110

E-Mail: info@3cx.de

Umsatzsteuer-ID: DE287631697

Muttergesellschaft: 3CX Ltd., 4 Markou Drakou, 2409 Engomi, Nicosia, Cyprus

Art der verarbeiteten Daten:

• Chat-Nachrichten (Text, Bilder, Dokumente)
• Telefonnummern (bei WhatsApp)
• Name (falls angegeben)
• IP-Adressen
• Zeitstempel der Nachrichten
• Metadaten der Kommunikation

Zweck der Verarbeitung:

• Kundenkommunikation via Website-Chat
• Kommunikation über WhatsApp Business
• Bearbeitung von Anfragen und Support
• Dokumentation der Kommunikation

WhatsApp Business: Bei der Nutzung von WhatsApp Business erfolgt auch eine Datenverarbeitung durch Meta Platforms Ireland Limited bzw. WhatsApp Ireland Limited. Die Datenverarbeitung durch WhatsApp unterliegt den Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Wir nutzen WhatsApp ausschließlich über die offizielle WhatsApp Business API.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung des Chats)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation)

Verschlüsselung: Alle Video-, Audio- und Signalübertragungen werden mit Standard-Verschlüsselungsmethoden gesichert.

Speicherdauer: Chat-Verläufe werden für die Dauer der Bearbeitung der Anfrage und gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Auftragsverarbeitung: Mit 3CX wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

10. Kontaktaufnahme

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, Telefon oder über unser Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten.

Zweck der Verarbeitung: Bearbeitung Ihrer Anfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei Vertragsanfragen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen)

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

11. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Ihr Browser greift auf diese Dateien zu.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Diese Cookies dienen beispielsweise der Speicherung Ihrer Spracheinstellung oder der Session-Verwaltung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Funktionsfähigkeit der Website)

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

12. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeichertenpersonenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die weitere Verarbeitung erforderlich ist.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.
• Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

14. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

15. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung in Drittländer (Länder außerhalb der EU bzw. des EWR) findet nur im Rahmen der beschriebenen Dienstleister statt und ausschließlich auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln oder vergleichbarer Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.

17. Speicherdauer

Soweit nicht spezifisch angegeben, werden personenbezogene Daten nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der verfolgten Zwecke notwendig ist. In der Regel werden die Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

• Handelsrechtlich: 10 Jahre (§ 257 HGB)
• Steuerrechtlich: 10 Jahre (§ 147 AO)

18. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand November 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.