Grundlagen des Verwalterwechsels

Die Verwaltung kann jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG).

Ein Grund ist nicht erforderlich.

Der Verwaltervertrag endet spätestens 6 Monate nach der Abberufung.

Eine Abberufung ist nur möglich, wenn sie als Tagesordnungspunkt angekündigt wurde.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Bedarf klären

Typische Gründe für einen Wechsel:

• Schlechte Erreichbarkeit oder Kommunikation
• Fehlerhafte Abrechnungen
• Hohe Kosten
• Mangelnde Instandhaltungsplanung
• Vertrauensverlust

Schritt 2: Angebote einholen

(typischerweise Aufgabe des Beirats)

Mindestens zwei bis drei Angebote neuer Verwalter einholen

• Preise und Leistungen vergleichen
• Referenzen prüfen
• Nachweis der Vermögensschadenhaftpflicht prüfen

Schritt 3: Tagesordnungspunkte für die Versammlung

Folgende Punkte müssen zwingend auf die Einladung:

• Abberufung der aktuellen Verwaltung
• Kündigung bzw. Beendigung des Verwaltervertrags
• Bestellung einer neuen Verwaltung inklusive Vertragsgenehmigung
• Regelung zur Übergabe der Unterlagen

Optionale Punkte:

• Vorstellung neuer Verwaltungsangebote
• Beauftragung des Beirats mit weiteren Entscheidungen
• Beschluss zur Durchsetzung der Unterlagenherausgabe

Formulierung der Beschlüsse

Beschluss 1: Abberufung

„Die Eigentümerversammlung beschließt, die aktuelle Verwaltung gemäß § 26 Abs. 3 WEG mit sofortiger Wirkung abzuberufen.“

Beschluss 2: Kündigung des Verwaltervertrags

„Der Verwaltervertrag mit der XYZ Hausverwaltung wird zum nächstmöglichen Termin beendet. Der Beirat wird bevollmächtigt, die Kündigung zu erklären.“

Beschluss 3: Neubestellung einer Verwaltung

„Die ABC Immobilien GmbH wird ab dem 01.01.20XX zur neuen Verwaltung bestellt. Der beigefügte Verwaltervertrag wird genehmigt.“

Beschluss 4: Übergabe der Unterlagen

„Die bisherige Verwaltung wird verpflichtet, alle Verwaltungs- und Finanzunterlagen innerhalb von 14 Tagen nach Wirksamkeit der Abberufung vollständig an die neue Verwaltung zu übergeben.“

Fristen und Regeln

Einladungsfrist:

• Mindestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung
• Tagesordnungspunkte müssen klar benannt sein

Einladungsberechtigte:

• Normalfall: der Verwalter
• Bei Verweigerung: der Verwaltungsbeirat
• Ohne Beirat: mindestens 25 Prozent der Eigentümer

Wirksamkeit:

• Die Abberufung ist sofort wirksam
• Der Verwaltervertrag läuft maximal sechs Monate weiter

Wenn die aktuelle Verwaltung blockiert

Fall 1: Verwaltung nimmt die TOPs nicht auf

Lösung:

• Schriftlich auf Aufnahme bestehen
• Bei fehlender Reaktion lädt der Beirat selbst ein

Fall 2: Verwaltung verweigert Unterlagen

Lösung:

• Neue Verwaltung fordert schriftlich die Unterlagen an
• Frist setzen (7 bis 14 Tage)
• Bei weiterer Verweigerung: anwaltliche Durchsetzung des Herausgabeanspruchs

Fall 3: Verwaltung behindert die Übergabe

Lösung:

- Versäumnisse dokumentieren

- Neue Verwaltung und Beirat setzen Frist

- Schadenersatz möglich

Aufgaben des Verwaltungsbeirats

• Angebote neuer Verwaltungen einholen
• Vergleich erstellen
• Tagesordnungspunkte beim Verwalter einreichen
• Gegebenenfalls selbst zur Versammlung einladen
• Eigentümerfragen beantworten
• Abläufe in der Versammlung begleiten
• Kündigung der alten Verwaltung aussprechen (wenn bevollmächtigt)
• Unterlagenübergabe überwachen

Aufgaben der Eigentümer

Vor der Versammlung:

• Tagesordnungspunkt „Abberufung“ beantragen
• Vorschläge für neue Verwaltung einreichen
• Vollmacht organisieren bei Abwesenheit

Während der Versammlung:

• Aktiv abstimmen
• Protokoll kontrollieren

Nach der Versammlung:

• Umsetzung der Beschlüsse verfolgen
• Rückfragen an die neue Verwaltung stellen

Wer muss informiert werden?

Folgende Stellen müssen informiert werden (meist erledigt die neue Verwaltung dies):

• Heizkostenabrechner (Techem, Ista, Brunata usw.)
• Energieversorger
• Versicherungen
• Banken (Rücklagen- und Hausgeldkonto)
• Dienstleister (Hausmeister, Reinigungsfirma, Winterdienst, Gartenpflege, Wartungsfirmen)
• Schornsteinfeger
• Kabel- oder Glasfaseranbieter bei Gemeinschaftsverträgen

Übergabe der Unterlagen - Checkliste

Verwaltungsunterlagen:

• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• Beschlusssammlung
• Versammlungsprotokolle
• Verträge mit Dienstleistern
• Versicherungsunterlagen

Finanzunterlagen:

• Kontoauszüge und Kontostände
• Rücklagenübersicht
• Jahresabrechnungen
• Rechnungen und Belege
• Offene Forderungen
• SEPA-Mandate

Eigentümerunterlagen:

• Eigentümerliste und Kontaktdaten
• Schriftverkehr mit rechtlicher Relevanz

Muster-Ablaufplan

Aus Sicht des Beirats:

• Angebote einholen
• Tagesordnungspunkte einreichen
• Falls nötig: selbst einladen
• Beschlüsse herbeiführen
• Kündigung aussprechen
• Neue Verwaltung bestellen
• Unterlagenübergabe kontrollieren
• Vollständigkeit prüfen

Aus Sicht der Eigentümer:

• Tagesordnungspunkt beantragen
• Vorschläge einbringen
• Abstimmen
• Protokoll prüfen
• Umsetzung beobachten